科研项目的质量管理

图1:1997-2008国家R&D成果消耗图

科研项目的质量管理

（中国原子能院  宋永杰 2010.8）

 

目 录

 

引言

1实施质量管理的意义

2科研项目质量管理之基础篇

2.1 科研项目的质量

2.2科研项目的顾客

2.3科研项目的过程

3 科研项目质量管理之应用篇

3.1质量管理体系的建立

3.2领导作用和全员参与

3.3技术文件和记录的管理

3.4科研项目的过程管理

3.5采购的管理

4 科研项目的质量管理之提高篇

4.1轻认证重实效，变被动为主动

4.2借鉴9004标准的某些要求和做法

5 结论

 

 

摘要：

面对科研消耗大幅增加，而科研成果增长缓慢的形势，质量管理的重要性日益凸显。本文从科研项目的质量、科研项目的顾客、科研项目的过程三个基本问题出发，分析探讨了ISO 9001质量管理标准在科研项目中的应用，并对质量认证通过后如何进一步提高质量管理的效果进行了探讨。

关键词： 科研项目  ISO9000族标准  质量管理 

引言

提高科研活动的质量不仅是科研主管部门的愿望和要求也是科研单位的愿望和要求，因此科研主管部门要求科研单位积极实施有效的质量管理，而科研单位也在努力建立并实施适合自身的科学有效的质量管理。ISO9000族标准作为国际标准化组织推行的最成功的国际标准，已被全世界一百五十多个国家和地区等同采用为国家标准，自然成为科研单位建立质量管理体系的首选。

目前ISO9000族标准已从2000版发展到2008版，其核心标准有4个：ISO9000 《质量管理体系——基础和术语》、ISO9001 《质量管理体系——要求》、ISO9004 《质量管理体系——业绩改进指南》、ISO19011《质量和环境管理体系审核指南》。ISO9001标准（以下简称9001标准）已被我国等同采用为GB/T19001:2008，ISO9004：2008（以下简称9004标准）的翻译工作已完成，即将正式发布。ISO9001标准既能指导科研单位建立质量管理体系，也能进行第三方的质量认证，因此受到科研单位的格外亲睐。

1实施质量管理的意义

依据国家统计年鉴有关科技活动的统计数据来衡量一下国家近期的科研投入与产出情况，结果见图1：1997-2008年国家R&D成果消耗图，从图1可以看出: R&D活动消耗的财力和人力在迅速增加，2008年每项登记成果消耗的经费是1997年的8倍、消耗的人力资源是1997年的2倍。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目前中国的R&D活动的人力资源已居世界第1位，而R&D活动的总经费投入按汇率计算已居世界第4位（若按购买力则为世界第3位）。国际三大检索系统收录的论文数居世界第2位， 1999-2009.8我国被SCI收录的论文篇均引用次数为5.2，低于10.06世界平均水平，在14个发表论文总数超过20万篇的国家中排名12位，因此只能说我国只是论文的数量大国而不是质量强国。2007年，国内发明专利的申请量为15.3万件, 授权量为3.2万件, 获批率20.9%，同年国内专利的申请和授权总量分别为58.6万件和30.2万件，从专利类型的分布看，国内发明专利的申请量和授权量所占比重分别为26.1%和10.6%，在三类专利中比重偏低的状况多年来没有根本性改变。截止2007年底，国内有效发明专利为9.6万件，在国内三类有效专利中所占比重很低，仅为15.4%。虽然中国专利的申请和授权从增速上来说位于世界前列，但从专利的绝对数量与质量来看与世界先进国家还有较大差距，中国专利在国际上的竞争力还很薄弱。我国的科技竞争力在瑞士洛桑国际管理发展学院的《2008年国际竞争力年度报告》报告的55个评比对象中位居第17位，居于中游水平。

国家的科技投入大幅增加而科技产出却并未大幅增加，目前的科技投入与中国目前的国际科技地位、科技对经济的支撑作用是不相称的，存在一定的“高投入、低产出”的趋势。造成这种局面存在物价上涨、工资上涨、科研难度加大等客观原因，但也决不可忽视所存在的缺乏奉献精神、责任心和严谨科研作风等主观原因，科研需要科研人员高度自觉，但也决不可忽视控制，缺乏了有效的监督检查，干好干坏基本一样，科研项目的质量如何保证？建立和实施科学有效的质量管理体系其目的就是为了减小消极的主观因素对科研活动造成的不利影响。

2科研项目质量管理之基础篇

基础是根基，是考虑问题的出发点。按照9001的标准来建立质量管理体系，首先需要解决3个基础问题：科研项目的质量如何定义，科研项目的顾客是谁，科研项目的过程如何划分等。

2.1 科研项目的质量

定义好科研项目的质量是科研项目质量管理工作的起点。依据9000标准的定义，质量是“一组固有特性满足要求的程度”，那么，科研项目的质量关键就在于如何理解“一组固有特性”和“要求”。“要求”可理解为主管部门通过合同书或任务书等形式约定的研究任务、研究目标、考核指标等规定。而科研项目的“固有特性”有哪些呢？当一个科研项目的协议签定后，也就确定了该项目的一些固有特性，如项目名称、项目代码、项目负责人、承研单位、进度、研究内容、技术指标、经费额度等，其中“项目名称、项目代码”对科研项目的质量没有影响，“承研单位、项目负责人”通过科研环境的营造影响科研项目的质量，“经费额度”对科研项目的质量影响可认为已反映在研究内容和技术指标中，“进度、研究内容、技术指标”直接表征科研项目的质量特性，因此 “科研项目的质量”可以定义为“在规定的时间进度内，研究内容的完成程度和技术指标的达到程度”。有了这个定义，也就比较容易确定科研项目质量管理的目标是：按时完成规定的任务，达到规定的指标，从而也就容易界定科研项目的不合格是：没有在规定的时间内完成规定的任务或达到规定的指标。科研活动具有较大的不确定性，存在科研协议的变更、研究内容难以定量化、技术指标难以准确预计等情况，因此，一方面应允许按规定程序进行适当调整，另一方面不能仅仅满足于实现规定的内容和指标而应努力追求超越规定的内容和指标。

2.2科研项目的顾客

    准确识别科研项目的顾客是落实质量管理的重要原则（以顾客为关注焦点）的前提。一些科研人员认为只有应用研究和开发研究才有顾客，其实无论何种科研项目，经费提供单位都是科研项目的当然顾客，是它出钱购买了科研单位的科研技术服务。当经费提供单位和成果使用单位一致时，顾客的身份和要求都很明确，企业委托科研院所进行的科研活动大多属于这种情况；当经费提供单位和成果使用单位不一致时，顾客的身份和要求可能会产生模糊，政府科研主管部门立项的科研项目大多属于这种情况，此时为保证科研质量就需要科研主管部门在立项时充分考虑预期成果用户的要求而科研单位在立项和实施过程也要加强和预期成果用户的沟通以了解用户的详细需求和需求变化，验收时应注意收集成果使用单位的应用证明或应用前景评价。纯基础研究的成果虽没有具体用户，但开展纯基础研究的目的是为了增加人类的知识，获得具有国际竞争力的成果来提高国际科学地位，因此纯基础研究必须是瞄准国际学科前沿的。

2.3科研项目的过程

科学合理地划分科研项目的过程是建立科研项目质量管理体系的关键。ISO9001标准中产品实现的过程主要分为设计、开发、生产、贮运等环节，对生产硬件产品是适用的，但对于科研活动是不适合照搬的。如果将科研活动的过程划分为：立项过程、实施过程和验收过程三个基本过程，则不仅符合科研活动的特点，而且也容易被科研人员理解和接受。立项过程是由顾客主导的，一般从顾客提出需求开始，到签定科研协议为止，主要活动是调研和论证。实施过程是由科研单位负责，从科研协议签定开始，到完成科研活动、整理科研结果为止，主要活动是实验和分析，也会有调研、论证、检查、讨论等活动。验收过程是由顾客所主导的，从科研单位进行预验收开始，到最终科研项目完成验收、建档为止。

3 科研项目质量管理之应用篇

ISO9001标准提出了质量管理的要求，将其应用于科研活动中就需要将标准的要求和科研活动的特点有机结合，将标准的要求转化为科研活动中具体的操作程序。

3.1质量管理体系的建立

建立质量管理体系首先需要编制完整覆盖质量活动的质量体系文件。质量管理体系文件一般包括：质量手册、程序文件、第三层次文件、作业指导书等，科研单位可组织本单位内部人员也可委托外部专门人士进行编制，然后经过讨论和审查后由相应级别的领导批准发布。质量体系文件是实施质量管理的基本依据，文件编制的科学与否对质量管理活动的开展具有重要影响，编制科研项目的质量管理文件一定要结合科研单位和科研活动的特点，准确理解、灵活应用、不要拘泥于形式而要注重实际效果。刚建立质量管理体系时，可试运行一段时间，以便检验文件的适用性；正式运行后，除关注适用性外，更要关注有效性。

3.2领导作用和全员参与

“领导者确立组织统一的宗旨及方向，他们应当创造并保持使员工能够充分参与实现组织目标的内部环境”； “各级人员都是组织之本，只有他们的充分参与，才能使组织利用他们的才干而获益”。水桶所能盛水的多少不仅取决于最短的那块木板，更取决于每一块板之间的严密程度，充分发挥“领导作用”箍好“全员参与的桶”，才能使单位的质量管理乃至各方面的管理都井然有序、科学高效。

 “领导作用和全员参与”是实施质量管理的关键，如果领导都不清楚质量管理的要求不按规定做又如何能要求下属严格执行呢，同样若只有领导在努力，下属无动于衷也是无法将质量工作做好的。在科研单位中既要发挥行政管理领导的作用，也要发挥技术领导（项目负责人）的作用，行政管理领导负责营造质量管理的大环境，而技术领导负责营造科研团队的小环境，负责将质量管理的有关要求落实到具体的科研工作中，两者相辅相成才能真正将质量工作做到实处。质量工作必须落实“全员参与”，必须让参与项目的每个人员都清楚自己的职责和要求，现在由于项目多，有些人对自己的任务和要求并不很清楚，也就难以有效落实质量管理的要求。

3.3技术文件和记录的管理

科研活动过程中将产生大量的技术文件和记录，技术文件主要包括：调研报告、项目建议书、申请书、合同、研究方案、总结报告、文章、验收报告等，而记录主要有两类：一类是研究活动产生的记录，如实验记录、测试记录、讨论记录等，另一类是管理活动产生的记录，如合同评审记录、方案评审记录等。

3.3.1技术文件的管理

技术文件一般是由课题组编写，主要有三类：一类是给上级计划管理部门上交的，如合同、验收书等；一类是给本单位或本部门成果管理部门上交的，如总结报告、GF报告等；一类是用于给编辑部门审核发表的，如期刊论文。技术文件一般都要求格式统一规范，内容严谨真实，因此需进行技术方面和管理方面的审查，一般可进行编制、校对、审核、批准的四级审签。技术文件往往经过多次审核和修改才定稿，因此会有多个版本，一般只保留最终版本，确需保留中间版本时一定要作好标记。管理部门应及时将有效版本返还课题组，以便课题组及时进行收集、整理，为最终归档打好基础。目前在技术文件管理中存在的问题主要有：上级未及时将有效文件返回承研单位；缺少技术文件，除了给上级的文件，没有技术总结性报告或文章；版本混乱，不知哪个是最终有效版本；收集整理不及时，验收时四处再找有关技术文件；缺少编、校、审、批签字，无法确定技术文件的有效性等。

3.3.2记录的管理

记录管理的基本要求是“清晰、准确”，因此记录的墨迹应是能长期保存不易涂改的、记录的笔迹应工整、用字应规范、记录人需要签字、必要时对记录进行审核。

研究性记录中原始记录是科研活动的第一手资料，是科研结果追溯的源头，应高度重视对其的管理，不仅应尽量在格式方面统一，更应该考虑将其与课题的技术文件一起归档，项目组内部的讨论记录应考虑记在课题统一的原始记录内，而不要只保留在个人的记录本上。测试记录包括测试大纲和测试结果，测试主要针对主要技术指标或装置（软件）的技术指标进行，测试是验证指标的有效手段，同时，测试记录也是报奖的重要材料。为加强测试的权威性，重要测试应尽量请外单位专家进行，而测试的时间，可根据情况在课题执行过程中进行或项目基本结束时进行。

管理性记录记载了管理部门对科研项目的监督管理情况，如合同评审记录、方案评审记录、监督检查记录、预验收记录、装置的检定或校准记录等，由于管理部门往往更熟悉上级管理部门的要求，掌握更多更广的信息，同时上级管理部门也不可能放任下级对科研活动不闻不问，因此管理性记录是必须的也是必要的。

3.4科研项目的过程管理

3.4.1立项过程的管理

立项过程从项目提出到上级部门批准认可为止，期间主要的工作是编写材料和各级审查，不同类项目的立项过程差别很大，如自然基金面上项目的流程为：申请书-审批意见-计划书，从提出申请到批准半年左右；而预先研究的流程为：战略-规划-指南-计划-开题-合同，从提出项目到最终批准落实2年左右。编制高质量的申报材料、向合适的计划渠道申报是项目立项的关键，申报材料要求在格式上规范、在内容上清晰准确。在申报材料的内容方面：写好必要性关键在于充分准确了解预期成果使用单位或管理部门的需求；写好可行性则在于对国内外研究现状深入调研和对问题进行科学分析以及对自身条件有准确把握；确定的研究目标和技术指标要科学可行，既要考虑先进性也要考虑可行性，最终要明确究竟能解决什么问题或能在解决问题的道路上推进多少；经费概算要科学合理，满足相应管理要求，经费方面项目组和管理部门配合尤其重要。

管理审查和专家评审是保证立项材料质量的重要手段，材料的形式符合规定的格式只是基本要求，内容的科学性、相关性、准确性是审查的重点。管理审查既需要管理人员熟悉有关管理要求，也需要管理人员具有一定的技术素养和文字功底。专家审查关键在于挑选为人正直、学术造诣高的专家，科研单位应建立自己的专家库，以管理人员来挑选专家为主而不是以项目组推荐为主，尽量给专家较充分的审查时间，必要时可采用专家组闭门讨论的方式以提高客观性。

3.4.2实施过程的管理

实施过程的管理是科研项目过程管理的主体，实施过程原则上从合同或任务书等科研协议签定后到完成结果总结准备进行预验收为止，有时也存在任务开始而合同或任务书签定滞后的情况。实施过程中科研单位的主要任务是：确保科研任务的组织落实、对实施过程进行监督检查、协调解决实施过程中出现的困难等。

负责人应组织对实施过程进行策划，策划应建立在项目组充分讨论的基础上，最终编制项目的实施方案或工作计划，实施方案或工作计划主要用于明确：任务的分解与落实情况，实施的步骤和进度，具体的技术方案，重要节点的设置与检查方法，经费的具体使用计划、对重要设备或外协的要求等。策划的输出应形成书面材料，并经过管理部门的审查和认可，一系列的策划输出材料真实客观地反应了项目的实施路线，同时也是考核个人工作的依据。

检查是实施过程控制的主要方法，检查的次数不宜过频，尤其是上级部门的检查，应注意在效果和效率之间取得平衡，上级部门可采用年度检查而科研单位可采用季度检查。检查的方式影响检查的效果，基于实施过程策划的结果，采用逐级检查、单独吹芋的方式，既可以保证每部分内容都检查到，又省时高效。对于检查中发现的问题切不可抱着“家丑不可外扬”的态度遮掩，要及时分析原因并采取相应措施，有善不赏，君子必稀；有恶不惩，君子必猖，对于执行优秀的负责人需要给予精神或物质奖励，对于执行不力的负责人采用红黄牌制，一次警告、两次撤换。

3.4.3验收过程的管理

验收是一个过程而不是一个节点，从科研单位自身的预验收到上级的最终验收为止，目前某些类项目的上级验收已从一点扩展到多点，如从以往的项目验收变为经费验收、测试验收、资料验收、综合验收的多点验收。验收过程中科研单位的主要任务是：保证科研结果的可靠性和任务的全面完成，确保通过顾客的验收，完成科研成果的收集和整理。

预验收是科研单位全面检查项目完成情况的有效手段，验收级别（项目、课题、专题或子专题）对验收的深度具有重要影响，若验收级别过大，验收的深度就有限；验收级别过小，验收时间又太长，因此应选择合适的验收级别和验收方式，既要避免滥竽充数的情况出现，又要考虑实际的可操作性。可充分发挥各级的管理作用，逐级汇报验收，务使每个拿题目章的负责人都有单独吹竽的机会。验收时经费决算表的需要财务部门配合管理部门来完成，而预决算偏差大是验收时遇到的最头疼的问题，需要加强在预算科学性和执行严肃性方面的力度，在尽己可能的情况下减小预决算偏差。

预验收做得扎实，上级验收时压力就会轻很多，正式验收时口头汇报非常重要，需要培养项目人的报告能力，以求能够重点突出、技术明显。同时注意收集验收时主管部门的意见和建议，以在今后的工作中改进和提高。上级验收通过后，科研单位应及时督促项目组对资料进行移交建档，以保证职务成果及时归入科研单位的成果管理部门。在项目验收前，可要求项目的资料具备建档条件，待项目验收通过后再进行正式归档，“具备建档条件” 的含义是主要的技术文件和记录已归档或已被全面规范地收集在负责人手里，也就是平时做好技术文件和记录的收集、整理、保存工作。

3.5采购的管理

科研单位的采购和生产单位相比，具有次数多、种类多、采购人员多、技术要求高等特点，科研单位多数都有专门的器材采购部门，应尽量采用集中采购和招标的方式。科研活动中采购的产品主要分两类：实体性产品，如设备、材料、软件等；服务性产品，如研究服务、安装服务、维修服务、测试服务等。

3.5.1实体性产品的采购

实体性产品的采购首先需要项目组人员确定所需产品的性能指标，而后根据性能指标确定所需产品的型号，若没有合适定型产品需要考虑编制性能指标需求协议进行非标采购。采购人员根据所确定的型号或加工协议从满足要求的供方采购，采购回来后采购人员和项目组人员还需共同对采购来的产品进行复核。该过程中有三大控制点：确定指标、选择供方、产品复核。有些科研项目欲采购的实体型产品名称和型号在项目批准的任务书或合同内已有，如没有变化照着执行即可，但科研活动不比生产活动，很难事先将欲采购的所有实体型产品进行准确估计，必然会存在调整，关键要控制调整合理合规进行。科研活动的多样性必然造成采购的多样性，从而造成供方的多源性，需要建立简单而有效的供方评价机制，如将国家或省级有关部门认可的质量信得过（免检）单位、建立并保持有效质量管理体系的单位直接列为合格供方等。产品复核除了进行外观检查外更要进行性能测试，需要法定部门进行的性能测试需按规定程序测试，其他可由项目组进行测试验收。

3.5.2服务性产品的采购

  科研单位由于受自身技术条件的限制，经常需要从外部采购一些服务性产品，如科研协作服务、测试维修服务等，服务性产品的性能指标往往不象实体性产品那样明确具体而且其价格也不象实体性产品那样明确，因此服务性产品的采购更多有赖于项目组人员。此类采购的要求和验收往往只能由项目组进行，而对此类采购的合格供方也可采用一些简化方法，如对国家认可的检定（测试）单位、211工程高校、中国科学院下属研究院所、挂“中国”字号的国家级科研院所等，可直接列为合格供方。

4 科研项目的质量管理之提高篇

4.1轻认证重实效，变被动为主动

认证不是目的，真正的目的是提高科研项目的质量，因此切不可重形式轻实质，一定要注意实效。不能使科研人员的质量工作处于被动状态，推一下动一下，必须让科研人员切实感受到质量管理对其工作的帮助，如科研人员遇到技术困难时很需要能有专家给出谋划策，而管理部门组织的方案评审往往太粗太浅，如果将实施过程中技术方案的评审主动权交于科研人员，管理人员负责向科研人员推荐合适的专家，就能使方案评审发挥应有的作用，而管理部门主要通过年度实施计划来控制项目进展。再比如采购工作，科研人员也不愿花大量时间进行供方调研，而管理人员若能按照直接作为合格供方的条件事先编制合格供方目录及其所能提供产品，必然会受到科研人员欢迎。

4.2借鉴9004标准的某些要求和做法

9004标准体现了很多超越9001标准的地方，具体表现在：9004标准除关注顾客满意外，还关注包括使员工、社会等其他相关方的满意；除关注质量外，还考虑利益、成本和风险等因素，追求总体业绩的改进；除提出要求外，还提供具体的操作指南；等等。总之9004标准可以指导单位建立更加全面、完整的质量管理体系，它为组织架起了一座由单纯顾客满意通向全面优秀经营结果的桥梁，充分体现了全面质量管理的理念和方法。9001标准作为认证标准，只是提供满足顾客要求的最低要求，而9004标准则是指导超越顾客满意的指南，形象的比喻就是9001标准指导你如何达到60分，而9004标准则是指导你如何去追求100分。

5 结论

面对科研消耗大幅增加，科研成果增长缓慢的局面，实施和加强科研项目的质量管理日益重要。ISO9000族标准为质量管理提供了科学有效的要求和操作指南，也适用于科研项目的质量管理，9001标准是科研单位实施质量管理的第一选择，实施过程中需要紧密结合科研活动的特点，轻形式重实效，注意在管理和效果间取得平衡。在9001标准顺畅运行后，应努力追求实施9004标准的有关要求和做法，以求全面提升科研单位的科研水平。